REGULAMIN VII INTERDYSCYPLINARNEJ KONFERENCJI CHIRURGII GŁOWY I SZYI „HEADS UP” 2024
§ 1
[Postanowienia ogólne]
I. Regulamin określa zasady VII Interdyscyplinarnej Konferencji Chirurgii Głowy i Szyi „HeadsUp!” 2024, organizowanej przez Studenckie Koła Naukowe:
1) SKN Otolaryngologii przy Katedrze i Klinice Otolaryngologii CSK WUM,
2) SKN przy Katedrze i Klinice Neurochirurgii CSK WUM,
3) SKN Chirurgii Szczękowo-Twarzowej "Le Fort" przy Katedrze i Klinice Chirurgii Czaszkowo-Szczękowo-Twarzowej Szpitala Dzieciątka Jezus WUM,
4) SKN "Thalamus" przy Klinice Neurochirurgii i Traumatologii Wieku Dziecięcego SPDSK WUM
5) SKN "X-RAY" przy II Zakładzie Radiologii Klinicznej CSK WUM,
6) SKN Audiologiczno-Foniatryczne SPDSK WUM,
7) SKN „MaxFax” przy Klinice Otolaryngologii i Onkologii Laryngologicznej z Klinicznym Oddziałem Chirurgii Czaszkowo Szczękowo-Twarzowej Wojskowego Instytutu Medycznego.
8) SKN przy Klinice Chorób Zakaźnych, Tropikalnych i Hepatologii
II. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Organizatorze — rozumie się przez to Koła Naukowe wymienione w ustępie 1.
2) Konferencji — rozumie się przez to VII Interdyscyplinarną Konferencję Chirurgii Głowy i Szyi „HeadsUp!” 2024, której niniejszy Regulamin dotyczy.
III. Językiem obowiązującym podczas Konferencji jest język polski.
IV. Wysłanie zgłoszenia konkursowego poczytuje się za akceptację niniejszego Regulaminu.
§ 2
[Cel, miejsce i czas trwania Konferencji]
I. 1. Konferencja ma na celu przybliżenie interdyscyplinarności regionu głowy i szyi oraz podkreślenie znaczenia kooperacji między lekarzami różnych specjalizacji, co obejmuje w szczególności tematy takie jak:
1) Molekularne podstawy patologii głowy i szyi.
2) Choroby zakaźne głowy i szyi.
3) Nowotwory głowy i szyi.
4) Chirurgia podstawy czaszki.
5) Chirurgia urazowa i rekonstrukcyjna głowy i szyi.
6) Diagnostyka obrazowa głowy i szyi.
7) Choroby zakaźne głowy i szyi
8) Choroby skóry głowy i szyi
II. 2. Konferencja jest podzielona na 8 sesji tematycznych:
1) "Nauki Podstawowe w Chorobach Głowy i Szyi oraz OUN"
2) "Chirurgia Urazowa i Rekonstrukcyjna Głowy i Szyi oraz OUN"
3) "Nowotwory Głowy i Szyi oraz OUN"
4) "Postępowanie diagnostyczne w chorobach Głowy i Szyi"
5) "Choroby skóry Głowy i Szyi"
6) "Choroby zakaźne Głowy i Szyi"
7) Case Report - "Choroby nowotworowe i genetyczne Głowy i Szyi"
8) Case Report - "Choroby zakaźne i urazy Głowy i Szyi"
III. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany podziału na sesje tematyczne. Warunkiem odbycia się danej sesji jest zgłoszenie i zakwalifikowanie co najmniej 3 abstraktów przygotowanych przez co najmniej 2 różne grupy badawcze.
IV. 4. Konferencja odbywa się stacjonarnie na terenie Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.
V. 5. Konferencja ma zasięg ogólnokrajowy.
VI. 6. Konferencja posiada stronę internetową: www.headsup.wum.edu.pl
VII. 7. Konferencja rozpoczyna się w dniu 23 marca 2024 roku o godz. 9:30 i kończy się 24 marca 2024 roku o godz. 18:00
§ 3
[Uczestnicy Konferencji]
Konferencja skierowana jest do studentów, lekarzy oraz pracowników naukowych zajmujących się i zainteresowanych diagnostyką oraz leczeniem chorób głowy i szyi.
§ 4
[Uczestnictwo w Konferencji]
I. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa jest wypełnienie formularza rejestracyjnego oraz wniesienie opłaty konferencyjnej.
II. Wyróżnia się dwa rodzaje uczestnictwa – czynne i bierne.
III. Uczestnik czynny:
1) zgłasza co najmniej jedno streszczenie poprzez formularz rejestracyjny uczestnika aktywnego,
2) wnosi opłatę konferencyjną w wysokości 30 zł,
3) wygłasza zakwalifikowaną pracę w danej sesji,
4) otrzymuje certyfikat aktywnego uczestnictwa oraz pakiet konferencyjny,
5) bierze udział w konkursie prac.
IV. Uczestnik bierny:
1) zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny uczestnika biernego,
2) wnosi opłatę konferencyjną w wysokości 40 zł,
3) ma możliwość uczestnictwa w dyskusjach dotyczących wygłoszonych prac,
4) otrzymuje certyfikat biernego uczestnictwa oraz pakiet konferencyjny.
V. 5. Termin rejestracji uczestnictwa biernego upływa na tydzień przed datą rozpoczęcia Konferencji lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania liczby miejsc, o czym Organizator informuje poprzez stronę www.headsup.wum.edu.pl.
VI. 6. Opłata konferencyjna wynosi 30 zł dla uczestnika czynnego oraz 40 zł dla uczestnika biernego.
VII. 7. Opłatę konferencyjną należy opłacić przelewem:
VIII.
a) w przypadku uczestnika aktywnego w ciągu 3 dni po otrzymaniu informacji o kwalifikacji (którą otrzymają Państwo najpóźniej 11 marca 2024)
b) W przypadku uczestnika biernego w ciągu 3 dni od wypełnienia i wysłania formularza rejestracyjnego na podane poniżej konto i niezwłocznie po opłaceniu przesłać bankowe potwierdzenie przelewu (PDF) do Organizatora na adres potwierdzenia.headsup@gmail.com
Nadając wiadomości tytuł „Potwierdzenie przelewu - [nazwisko, imię uczestnika, rodzaj uczestnictwa]” . Maila należy wysłać bezzwłocznie po wniesieniu opłaty. W przypadku chęci otrzymania faktury, konieczne jest zawarcie tej informacji w mailu z potwierdzeniem przelewu wraz z podaniem danych do faktury. Maila należy wysłać bezzwłocznie po wniesieniu opłaty. Takie wnioski nie będą przyjmowane w innej formie i nie będzie można wystawić faktury wstecznie.
Dane do przelewu:
Numer konta: 12 1160 2202 0000 0005 1837 7900 (Bank Millenium)
Tytuł: HEADS UP 2024
IX. Opłata konferencyjna podlega zwrotowi w przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji.
§ 5
[Warunki rejestracji i kwalifikacji prac oraz opisów przypadków klinicznych ]
I. Zgodnie z punktem §1 ust. 3 Regulaminu Konferencji nadsyłane streszczenia powinny być przygotowane w języku polskim. Możliwe jest zgłoszenie prac oryginalnych, poglądowych i opisów przypadków klinicznych (case report study), które muszą mieć charakter pracy własnej autorów.
II. Termin nadsyłania streszczeń upływa 19.02.2024r.
III. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów. O wszelkich zmianach Organizator powiadamia poprzez stronę internetową: www.headsup.wum.edu.pl oraz oficjalne profile w mediach społecznościowych (Instagram, Facebook).
IV. Abstrakt pracy oryginalnej powinien składać się z następujących części:
1) Wstęp.
2) Cel badań.
3) Materiały i metody.
4) Wyniki.
5) Podsumowanie
Całość abstraktu pracy oryginalnej nie może przekraczać 300 słów i nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.
V. Streszczenie opisu przypadku klinicznego powinno się składać z następujących części:
1) Podstawy naukowe.
2) Opis przypadku.
3) Podsumowanie
Całość nie może przekraczać 250 słów i nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.
VI. Streszczenie pracy poglądowej powinno zawierać:
1) Wstęp.
2) Cel pracy.
3) Wnioski.
4) Podsumowanie.
5) Piśmiennictwo
Całość abstraktu pracy nie może przekraczać 300 słów i nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.
VII. Kwalifikacja streszczenia następuje na podstawie oceny wystawionej przez Organizatora.
VIII. Każdy aplikujący zostanie poinformowany o wynikach kwalifikacji drogą e-mailową nie później niż 3 tygodnie przed terminem Konferencji.
IX. Organizator zastrzega sobie prawo do zakwalifikowania streszczenia do innej sesji niż wskazana przez aplikującego.
X. Zakwalifikowane prace należy nadsyłać drogą mailową pod adres: headsup.wum@gmail.com
§ 6
[Warunki prezentacji prac w sesji ustnej]
I. Zakwalifikowane prace mają prawo zostać zaprezentowane podczas Konferencji w przydzielonej sesji.
II. Zgodnie z punktem §1 ust. 3 Regulaminu Konferencji prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.
III. Przyjętą formą wygłoszenia pracy jest prezentacja ustna w języku polskim wraz z prezentacją multimedialną przygotowaną w programie PowerPoint™. Planowane wygłoszenie pracy bez wykorzystania prezentacji multimedialnej, należy zgłosić Organizatorowi w dniu zgłoszenia na konferencję.
IV. Każdą prezentację wygłasza jeden z Autorów pracy, zwany dalej Prelegentem. Za prelegenta uznaje się Autora zgłaszającego streszczenie pracy poprzez formularz rejestracyjny dla uczestnika czynnego.
V. Prelegent dostaje certyfikat wygłoszenia pracy wystawiony imiennie i zawierający tytuł pracy.
VI. Czas trwania prezentacji wynosi bezwzględnie maksymalnie 7 minut.
VII. Czas trwania dyskusji po prezentacji wynosi maksymalnie 5 minut.
VIII. Kolejność wygłaszania prezentacji ustala Organizator.
IX. Prezentacja multimedialna powinna zostać przesłana Organizatorowi najpóźniej 7 dni na przed datą Konferencji. Dokładny termin oraz adres nadsyłania prezentacji zostaną przesłane drogą e-mailową Autorom zakwalifikowanych streszczeń. Prace nadsyłane po upływie wyznaczonego terminu nie będą dopuszczone do prezentacji podczas konferencji.
X. Wszelkie zmiany dotyczące prezentacji pracy powinny zostać niezwłocznie zgłoszone Organizatorowi.
§ 7
[Zasady przebiegu Konkursu Prac]
I. W obrębie każdej sesji tematycznej odbywa się Konkurs Prac.
II. Prezentujący Autorzy są oceniani przez Jurora/Jurorów w kryteriach wartości merytorycznej pracy, przejrzystości przekazu informacji oraz sposobu prezentacji.
III. W obrębie każdej sesji zostanie wyłoniony minimum jeden wyróżniony Autor. Zostanie mu przyznana nagroda rzeczowa oraz certyfikat, zapewnione przez Organizatora.
IV. Od decyzji Jurorów nie ma odwołań.
V. Laureaci otrzymają nagrody i dyplomy wystawione na nazwisko Prelegenta.
VI. §8
[Ochrona danych osobowych]
I. Administratorem danych osobowych zbieranych od uczestników i zwycięzcy jest Warszawski Uniwersytet Medyczny z siedzibą w Warszawie, przy ul. Żwirki i Wigury 81, w którego strukturze organizacyjnej funkcjonuje Organizator. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO.
II. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się w sprawie danych osobowych za pośrednictwem adresu e-mail: iod@wum.edu.pl
III. Dane osobowe uczestników i zwycięzcy będą przetwarzane w celu udziału i wyłonienia zwycięzcy w "HEADS UP 2024". Podstawę do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie. Wypełnienie formularza konkursowego oznacza wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu określonym w niniejszym ustępie. Zgodę na przetwarzanie można wycofać wysyłając wiadomość na adres e-mail: headsup.wum@gmail.com
IV. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w konkursie. W przypadku niepodania danych uczestnik nie będzie mógł wziąć udziału w konkursie, a Organizator nie będziemy mógł wydać nagrody zwycięzcy.
V. Uczestnikom konkursu, którzy podają dane osobowe przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych ich sprostowania oraz na zasadach określonych przez RODO prawo do: usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
VI. Organizator będzie zbierał od uczestników następujące dane: imię i nazwisko, adres e-mail, a od zwycięzcy konkursu także ewentualne dane adresowe niezbędne do wysyłki nagrody.
VII. Jeżeli uczestnik konkursu uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO, może wnieść skargę na przetwarzanie danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
VIII. Uczestnik konkursu zezwala na ujawnienie jego imienia i nazwiska w celu poinformowania o osobach wyróżnionych i zwycięzcach danych sesji w mediach społecznościowych Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, w tym na stronie internetowej Konferencji znajdującej się w domenie WUM, kontach społecznościowych Konferencji znajdujących się na platformach społecznościowych: Instagram Facebook
IX. Organizator oświadcza, iż dane uczestników konkursu nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
X. Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, a także partnerzy konkursu oraz użytkownicy portali społecznościowych Facebook i Instagram .
XI. Rejestracja na wydarzenie prowadzona jest przez formularz Google. Dane uczestników będą przetwarzane przez dostawcę formularzy firmę Google w jej centrach przetwarzania danych (https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/index.html). Dane uczestników będą chronione przez standardy określone Tarczą Prywatności, zatwierdzoną przez Komisję Europejską. Zapewni to danym uczestnika odpowiedni poziom bezpieczeństwa.
XII. Dane uczestników konkursu będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów, następnie dane zostaną usunięte.
§9
[Postanowienia Końcowe]
I. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie Konferencji.
II. Wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego są jednoznaczne ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji zgodnie z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r., poz. 1781.) oraz zapoznaniem się z Regulaminem Konferencji dostępnym na stronie internetowej Konferencji.
III. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Organizatora.
IV. Regulamin Konferencji wchodzi w życie z dniem opublikowania.